Darf Vermieter Kaution für Nebenkosten behalten?

Dass ein Vermieter überhaupt einen Teil der Kaution wegen offener Nebenkosten zurückhalten darf, ist inzwischen höchstrichterlich geklärt. Weniger klar ist für viele Mieter die eigentlich entscheidende Frage: Wie viel darf es konkret sein?

Es gibt keinen festen Prozentsatz

Anders als oft angenommen, legt weder das BGB noch die Rechtsprechung einen festen Prozentsatz oder Vervielfacher fest, den ein Vermieter pauschal für offene Nebenkosten einbehalten darf. Der Bundesgerichtshof spricht in seinem Urteil vom 18. Januar 2006 (VIII ZR 71/05) nur von einem „angemessenen Teil“ der Kaution, den der Vermieter bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten darf, und das auch nur, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Wie hoch dieser Teil im Einzelfall ausfällt, ist damit eine Frage der konkreten Umstände, nicht einer festen Formel.

Woran sich die Höhe orientiert

In der Praxis orientieren sich Vermieter meist an der Nachzahlung oder Rückerstattung aus den vorangegangenen Abrechnungsjahren. Gab es in der Vergangenheit regelmäßig eine Nachzahlung von beispielsweise 150 Euro, ist ein Einbehalt in etwa dieser Größenordnung eher zu rechtfertigen als ein Vielfaches davon. Ein pauschaler Einbehalt der kompletten Kaution allein mit Verweis auf eine noch ausstehende Nebenkostenabrechnung ist dagegen nicht angemessen und in der Regel nicht rechtens.

Ein Rechenbeispiel: Ihre Kaution betrug 2.400 €, und Ihre letzten drei Nebenkostenabrechnungen endeten mit Nachzahlungen von 90 €, 150 € und 120 €. Ein Einbehalt von rund 150 €, also der höchsten Nachzahlung der letzten Jahre, ist gut zu begründen. Sie sollten jetzt also etwa 2.250 € zurückbekommen. 600 € oder die gesamte Kaution einzubehalten, wäre mit dieser Vorgeschichte schwer zu rechtfertigen. Endeten Ihre letzten Abrechnungen dagegen mit Rückerstattungen statt Nachzahlungen, gibt es kaum eine Grundlage für einen Einbehalt, denn der BGH erlaubt ihn nur, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.

Was Mieter tun können, wenn der Betrag zu hoch wirkt

Wer den Eindruck hat, dass deutlich mehr einbehalten wurde, als realistischerweise an Nebenkosten nachgefordert werden könnte, sollte den Vermieter um eine Begründung der Höhe bitten und dabei auf die Abrechnungen der Vorjahre verweisen. Lässt sich der einbehaltene Betrag nicht plausibel aus der bisherigen Kostenentwicklung ableiten, kann der übersteigende Teil zurückgefordert werden. Der erste Schritt ist meist ein kurzes Schreiben oder eine E-Mail in Ihren eigenen Worten. Das können Sie zum Beispiel aufnehmen:

• Die Adresse der Wohnung und das Datum Ihres Auszugs

• Wie hoch Ihre Kaution war und wie viel der Vermieter einbehalten hat

• Womit Ihre Nebenkostenabrechnungen der Vorjahre endeten, am besten mit Kopien im Anhang

• Warum Sie den einbehaltenen Betrag für höher halten als die Nachzahlung, die realistischerweise zu erwarten ist

• Welchen Betrag Sie zurückfordern, Ihre Bankverbindung und eine angemessene Frist

Das ist ein Ausgangspunkt, keine vollständige Liste. Auch andere Punkte können in Ihrem Fall wichtig sein, zum Beispiel was in Ihrem Mietvertrag steht, ob der Vermieter zusätzlich Schäden oder offene Miete geltend macht oder wie Ihre Nebenkosten abgerechnet werden. Wenn es um viel Geld geht oder der Vermieter widerspricht, lassen Sie sich von einem Mieterverein oder einer Anwältin bzw. einem Anwalt beraten, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.

Bewahren Sie eine Kopie auf und versenden Sie das Schreiben nachweisbar, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben.

Einen Überblick über die Rechte als Mieter bei einem strittigen Einbehalt gibt unser Ratgeber.

Zusammenspiel mit der Zwölf-Monats-Frist

Der Einbehalt für Nebenkosten ist ohnehin zeitlich begrenzt: Sobald die Zwölf-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB für die Nebenkostenabrechnung verstrichen ist, entfällt die Grundlage für den Einbehalt vollständig, unabhängig davon, wie hoch er ursprünglich war.

Wie die Kautionsrückzahlung nach § 551 BGB allgemein abläuft, erklären wir in einem eigenen Artikel.

Fazit

Es gibt keine feste Prozentzahl, die ein Vermieter für offene Nebenkosten von der Kaution einbehalten darf. Maßgeblich ist ein angemessener, an der bisherigen Kostenentwicklung orientierter Betrag, der spätestens mit Ablauf der Zwölf-Monats-Abrechnungsfrist ohnehin ausgezahlt werden muss.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es einen festen Prozentsatz, den der Vermieter für Nebenkosten einbehalten darf?

Nein. Der BGH spricht in seinem Urteil VIII ZR 71/05 nur von einem angemessenen Teil der Kaution, ohne feste Prozentzahl oder Formel.

Woran orientiert sich die Höhe des Einbehalts in der Praxis?

Meist daran, womit Ihre Nebenkostenabrechnungen der Vorjahre endeten, also an einer Nachzahlung oder Rückerstattung.

Kann der Vermieter die gesamte Kaution wegen offener Nebenkosten einbehalten?

In der Regel nicht. Ein Einbehalt muss sich an der realistisch zu erwartenden Nachforderung orientieren, nicht am vollen Kautionsbetrag.

Darf der Vermieter etwas einbehalten, wenn die letzten Abrechnungen mit einer Rückerstattung endeten?

Dafür gibt es kaum eine Grundlage. Der BGH erlaubt einen Einbehalt nur, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist, und frühere Rückerstattungen sprechen eher dagegen.

Was passiert, wenn die Zwölf-Monats-Frist für die Abrechnung verstreicht?

Dann entfällt die Grundlage für den Einbehalt, und Sie können den Rest Ihrer Kaution zurückverlangen.

Diese Nebenkosten-bezogene Einbehaltung ist zeitlich begrenzt: Mehr zur maximalen Dauer erfahren Sie in unserem Leitfaden maximale Einbehaltsdauer. Für die anderen zulässigen Einbehaltsgründe insgesamt siehe Rechte des Vermieters bei Kaution.