Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Rechte und häufige Fehler

Einmal im Jahr flattert sie ins Haus: die Nebenkostenabrechnung. Für viele Mieter ist sie schwer zu durchschauen, dabei lohnt sich ein genauer Blick fast immer, denn Fehler in Abrechnungen sind laut Mieterverbänden keine Seltenheit.

Welche Frist gilt für den Vermieter

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die Abrechnung für 2025 also erst im Januar 2027 an, ist sie in aller Regel verspätet, und eine Nachforderung des Vermieters ist dann ausgeschlossen. Guthaben zugunsten des Mieters sind von dieser Ausschlussfrist dagegen nicht betroffen, die müssen unabhängig vom Zeitpunkt ausgezahlt werden.

Wie lange können Sie als Mieter widersprechen

Mieter haben ab Zugang einer formell korrekten Abrechnung 12 Monate Zeit, um schriftlich und mit konkret benannten Posten zu widersprechen. Wichtig dabei: Eine Zahlung unter Vorbehalt schadet nicht. Wer eine Nachzahlung vorsichtshalber leistet, aber gleichzeitig schriftlich widerspricht, kann zu viel gezahlte Beträge später zurückfordern.

Die häufigsten Fehler in Abrechnungen

• Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungskosten, Reparaturen oder Instandhaltungsrücklagen dürfen laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) nicht auf Mieter umgelegt werden, tauchen in der Praxis aber trotzdem gelegentlich auf.

• Falscher Verteilerschlüssel: Kosten müssen nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel verteilt werden (meist Wohnfläche), ein falsch angewendeter Schlüssel führt zu einer zu hohen individuellen Belastung.

• Leerstandskosten: Betriebskosten für leerstehende Wohnungen im selben Haus dürfen nicht anteilig auf die vermieteten Einheiten umgelegt werden.

• Fehlende Vorjahresvergleiche: Ein sprunghafter Anstieg gegenüber dem Vorjahr ohne nachvollziehbaren Grund (z. B. Sanierung) ist ein Hinweis auf einen möglichen Fehler.

Wie Sie die Abrechnung konkret prüfen

Zuerst die Gesamtsumme der Betriebskosten mit dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds vergleichen: Der bundesweite Durchschnitt liegt bei 2,28 Euro pro Quadratmeter im Monat, bis zu 2,87 Euro, wenn alle zulässigen Kostenarten anfallen. Liegt die eigene Abrechnung deutlich darüber, lohnt sich der zweite Schritt: die Einsicht in die Originalbelege verlangen. Nach § 259 BGB ist der Vermieter verpflichtet, auf Anfrage Rechnungen und Nachweise offenzulegen, in der Regel durch Termin vor Ort oder als Kopie. Unser Überblick zu Nebenkosten und Warmmiete erklärt, wie diese Vorauszahlungen mit Ihrer monatlichen Miete zusammenhängen.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist von 12 Monaten verpasst?

Dann verliert der Vermieter grundsätzlich das Recht, eine Nachzahlung zu fordern, außer er hat die Verspätung nachweislich nicht selbst zu vertreten.

Muss ich eine Nachzahlung sofort in voller Höhe zahlen?

Nein, Sie können unter Vorbehalt zahlen und gleichzeitig schriftlich gegen einzelne Posten widersprechen. Das sichert Ihnen die Möglichkeit einer späteren Rückforderung.

Darf der Vermieter Reparaturkosten über die Nebenkosten abrechnen?

Nein, Instandhaltungs- und Reparaturkosten zählen zu den Bewirtschaftungskosten des Vermieters und dürfen laut Betriebskostenverordnung nicht auf Mieter umgelegt werden. Einen vollständigen Überblick, welche Kosten Mieter nicht zahlen müssen, finden Sie in unserem separaten Ratgeber.

Wo kann ich die Belege zu meiner Abrechnung einsehen?

Der Vermieter muss Ihnen laut § 259 BGB auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Rechnungen gewähren, meist als Termin in der Hausverwaltung oder als Kopie gegen Kostenerstattung.