Nebenkosten: Welche Kosten Vermieter nicht auf Mieter umlegen dürfen

Nicht jede Position, die in einer Nebenkostenabrechnung auftaucht, darf dort auch stehen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt abschließend fest, welche Kosten ein Vermieter auf Mieter umlegen darf, und schließt bestimmte Kostenarten ausdrücklich aus.

Die Rechtsgrundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV

Nach § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung gehören zwei Kategorien ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten:

1. Verwaltungskosten: die Kosten für die zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, einschließlich Aufsicht, Buchhaltung und Kontoführung

2. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse aufgewendet werden müssen

Was das konkret bedeutet

Nicht umlagefähig sind unter anderem:

• Verwaltungskosten wie Hausverwaltungshonorar, Porto und Bankgebühren

• Reparaturen (etwa ein defekter Aufzugsmotor oder ein undichtes Dach), im Unterschied zur regelmäßigen Wartung, die umlagefähig ist

• Instandhaltungsrücklagen für künftige Sanierungen

• Kreditzinsen und Tilgung für das Gebäude

• Mietausfall bei leerstehenden Wohnungen im selben Haus

• Rechts- und Anwaltskosten des Vermieters

Auch eine abweichende Klausel im Mietvertrag ändert daran nichts: Nicht umlagefähige Kosten können im Wohnraummietrecht nicht wirksam auf den Mieter übertragen werden, selbst wenn der Vertrag etwas anderes vorsieht.

Wartung ja, Reparatur nein

Ein häufiger Streitpunkt ist die Grenze zwischen Wartung und Reparatur. Die regelmäßige Wartung einer Heizungsanlage, eines Aufzugs oder einer Rauchwarnmelderanlage ist umlagefähig, weil sie der vorbeugenden Kontrolle dient. Die tatsächliche Behebung eines Defekts, etwa der Austausch eines kaputten Heizungsbauteils, zählt dagegen zur Instandsetzung und darf nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen.

Grauzonen: Hauswart, Versicherungen und sonstige Betriebskosten

Einige Positionen sind grundsätzlich umlagefähig, enthalten aber oft Anteile, die Mieter nicht tragen müssen. Maßstab ist der Katalog in § 2 BetrKV.

• Hauswart: Die Kosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, aber nur, soweit seine Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Übernimmt der Hauswart auch Reparaturen, muss dieser Anteil herausgerechnet werden.

• Versicherungen: Umlagefähig sind nach § 2 Nr. 13 BetrKV die Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, etwa gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden. Versicherungen, die allein den Vermieter absichern, etwa eine Rechtsschutzversicherung, gehören nicht dazu.

• Sonstige Betriebskosten: Weitere laufende Kosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV, etwa die Wartung einer Lüftungsanlage, dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Hinweis auf sonstige Kosten genügt nicht.

Was tun bei einer fehlerhaften Abrechnung?

Prüfen Sie jede Position der Nebenkostenabrechnung auf die Kategorien Verwaltung, Reparatur und Rücklage. Finden Sie eine davon, können Sie der Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Zugang schriftlich widersprechen (§ 556 Abs. 3 BGB) und Einsicht in die Belege verlangen.

Belegeinsicht: so prüfen Sie verdächtige Positionen

1. Positionen markieren: Notieren Sie jede Zeile, die nach Verwaltung, Reparatur oder Rücklage aussieht, und jede Kostenart, die nicht im Mietvertrag vereinbart ist.

2. Belegeinsicht verlangen: Bitten Sie den Vermieter schriftlich, Ihnen Rechnungen und Verträge zu diesen Positionen vorzulegen. Die Einsicht findet in der Regel beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung statt.

3. Nachzahlung vorerst zurückhalten: Solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, müssen Sie eine Nachforderung aus der Abrechnung nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17) nicht bezahlen.

4. Laufende Zahlungen fortsetzen: Miete und monatliche Vorauszahlung zahlen Sie weiter wie vereinbart, damit kein Zahlungsrückstand entsteht.

5. Unterstützung holen: Ein örtlicher Mieterverein prüft Abrechnungen für seine Mitglieder und hilft bei Streit mit dem Vermieter.

Hat der Vermieter beim Auszug bereits einen Teil der Kaution für eine offene Abrechnung einbehalten, lesen Sie, wann ein Vermieter die Kaution für Nebenkosten behalten darf.

Vor dem Unterschreiben: die Nebenkostenklausel prüfen

Viele Streitpunkte lassen sich schon vor dem Einzug vermeiden. Prüfen Sie im Mietvertrag, welche Betriebskostenarten vereinbart sind und ob eine monatliche Vorauszahlung oder eine Pauschale gilt. Ohne ausdrückliche Vereinbarung sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zu den Nebenkosten im Mietvertrag. Ob es eine Höchstgrenze für die Nebenkosten gibt, klärt unser Artikel zur gesetzlichen Obergrenze für Nebenkosten. Wer in Berlin sucht, kann die angesetzte Vorauszahlung außerdem mit der Betriebskostenübersicht des Berliner Senats vergleichen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Nebenkosten darf ein Vermieter nicht auf mich umlegen?

Verwaltungskosten und Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten sind laut § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich ausgeschlossen, ebenso Kreditzinsen, Rücklagen und Rechtskosten des Vermieters.

Darf ein Vermieter Reparaturkosten in der Nebenkostenabrechnung aufführen?

Nein. Reparaturen zählen zur Instandsetzung und sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht umlagefähig, anders als die regelmäßige Wartung derselben Anlage.

Was, wenn mein Mietvertrag eine andere Regelung enthält?

Vertragsklauseln können nicht umlagefähige Kosten nicht wirksam auf den Mieter übertragen. Die gesetzliche Regelung der BetrKV geht vor.

Wie lange habe ich Zeit, einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung zu widersprechen?

12 Monate ab Zugang der Abrechnung, gemäß § 556 Abs. 3 BGB.