Nebenkostenabrechnung prüfen: So finden Sie unzulässige Positionen

Eine Nebenkostenabrechnung wirkt auf den ersten Blick oft wie eine simple Liste von Zahlen. Tatsächlich stecken darin regelmäßig Fehler, sowohl bei den enthaltenen Kostenarten als auch bei der Berechnung selbst. Eine systematische Prüfung deckt die meisten davon auf.

Schritt 1: Frist und Form prüfen

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Prüfen Sie zuerst das Zustelldatum.

Schritt 2: Jede Position gegen die BetrKV-Liste abgleichen

Gehen Sie jede einzelne Kostenposition durch und fragen Sie sich, ob sie zu den nach § 1 BetrKV umlagefähigen Betriebskosten zählt. Häufige Fehlerquellen sind:

• Verwaltungskosten (Hausverwaltungshonorar, Buchhaltung), die nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV explizit nicht umlagefähig sind

• Reparaturkosten, die fälschlich als Wartungskosten deklariert werden

• Instandhaltungsrücklagen, die in der Abrechnung versteckt auftauchen

Schritt 3: Verteilerschlüssel nachrechnen

Der in der Abrechnung angegebene Verteilerschlüssel, meist Wohnfläche oder Personenzahl, muss dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel entsprechen. Multiplizieren Sie Ihren Flächenanteil an der Gesamtwohnfläche des Hauses mit den Gesamtkosten der jeweiligen Position und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem, was die Abrechnung ausweist.

Schritt 4: Vorauszahlungen gegenrechnen

Zählen Sie Ihre tatsächlich geleisteten monatlichen Vorauszahlungen für den Abrechnungszeitraum zusammen und vergleichen Sie die Summe mit den in der Abrechnung genannten geleisteten Zahlungen. Abweichungen hier sind ein häufiger, leicht übersehener Fehler.

Schritt 5: Belegeinsicht verlangen

Bei Zweifeln an einzelnen Positionen haben Sie das Recht, beim Vermieter oder der Hausverwaltung Einsicht in die Originalbelege zu nehmen (Rechnungen, Verträge mit Dienstleistern). Verweigert der Vermieter dies, können Sie die Zahlung der strittigen Position bis zur Einsicht zurückhalten.

Schritt 6: Fristgerecht widersprechen

Finden Sie einen Fehler, widersprechen Sie schriftlich innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB). Nennen Sie die konkrete Position und die Begründung, warum sie nicht umlagefähig oder falsch berechnet ist.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange habe ich Zeit, einer Nebenkostenabrechnung zu widersprechen?

12 Monate nach Zugang der Abrechnung, gemäß § 556 Abs. 3 BGB.

Was mache ich, wenn ich eine Kostenposition nicht nachvollziehen kann?

Verlangen Sie schriftlich Einsicht in die zugrunde liegenden Belege beim Vermieter oder der Hausverwaltung, bevor Sie eine Nachzahlung leisten.

Welche Kostenarten sind besonders häufig fehlerhaft in Abrechnungen?

Verwaltungskosten und als Wartung deklarierte Reparaturen sind laut § 1 Abs. 2 BetrKV am häufigsten fälschlich enthalten.

Muss ich eine fehlerhafte Nachzahlung trotzdem erst bezahlen?

Nein. Bei begründetem Widerspruch innerhalb der Frist können Sie die strittige Nachzahlung zurückhalten, bis der Fehler geklärt ist.