Bewerberdaten löschen: Was Vermieter nach einer Absage rechtlich beachten müssen

Vermieter dürfen die Unterlagen abgelehnter Mietbewerber, etwa SCHUFA-Auskunft und Mieterselbstauskunft, nicht unbegrenzt aufbewahren. Nach Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO sind personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfällt. In der Praxis bedeutet das meist eine Löschung nach etwa sechs Monaten, da abgelehnte Bewerber innerhalb dieser Frist Ansprüche wegen Diskriminierung nach § 21 AGG geltend machen könnten.

Warum Vermieter überhaupt eine Löschpflicht trifft

Sobald ein Vermieter Bewerbungsunterlagen von Wohnungsinteressenten entgegennimmt, wird er zum datenschutzrechtlich Verantwortlichen im Sinne der DSGVO, unabhängig davon, ob er ein oder hundert Objekte vermietet. Die Datenverarbeitung ist während des Auswahlverfahrens durch das berechtigte Interesse an der Mieterauswahl gedeckt. Sobald die Wohnung vergeben ist, entfällt dieser Zweck für alle nicht berücksichtigten Bewerber, und die Daten müssen grundsätzlich gelöscht werden.

Die praktische Aufbewahrungsfrist: sechs Monate als Richtwert

Ein Restrisiko bleibt auch nach der Absage: Abgelehnte Bewerber können innerhalb von zwei Monaten schriftlich Ansprüche wegen einer möglichen Diskriminierung bei der Wohnungsvergabe nach § 21 AGG geltend machen. Um diese Ansprüche im Zweifel belegen oder widerlegen zu können, gilt eine Aufbewahrung der Unterlagen bis etwa sechs Monate nach der Absage in der Praxis als vertretbar. Eine sofortige Löschung direkt nach der Absage würde den Vermieter im Streitfall selbst schutzlos stellen, eine dauerhafte Aufbewahrung verstößt dagegen gegen die Speicherbegrenzung aus Artikel 5 DSGVO.

Wenn ein längerer Rechtsstreit droht

In Einzelfällen kann eine längere Frist von bis zu drei Jahren gerechtfertigt sein, wenn sich aus § 21 Absatz 3 AGG i.V.m. den allgemeinen Verjährungsregeln für unerlaubte Handlungen ein längeres Prozessrisiko ergibt, etwa wenn ein abgelehnter Bewerber bereits eine anwaltliche Beschwerde angekündigt hat. Diese verlängerte Frist ist die Ausnahme, nicht der Regelfall, und sollte dokumentiert werden, damit die längere Aufbewahrung im Zweifel begründbar bleibt.

Was mit den SCHUFA-Auskünften abgelehnter Bewerber passiert

Die eingereichte SCHUFA-BonitätsAuskunft eines abgelehnten Bewerbers unterliegt derselben Löschlogik wie die übrigen Bewerbungsunterlagen. Vermieter sollten sie weder länger aufbewahren als notwendig noch an Dritte weitergeben, da sie ausschließlich für die konkrete Vermietungsentscheidung erhoben wurde. Digitale Kopien in E-Mail-Postfächern werden bei der Löschung häufig übersehen, weshalb sich ein fester Termin, etwa sechs Monate nach jeder Absage, im Kalender empfiehlt.

Eine Ausnahme: Einwilligung für künftige Angebote

Vermieter, die interessante Bewerber für künftige freie Wohnungen im Blick behalten möchten, können die Kontaktdaten über die reguläre Löschfrist hinaus speichern, wenn der Bewerber ausdrücklich in diese weitere Speicherung eingewilligt hat. Ohne eine solche gesonderte Einwilligung reicht das ursprüngliche Auswahlverfahren als Rechtsgrundlage für eine längere Aufbewahrung nicht aus.

Fazit

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Mietinteressenten sind kein Archivmaterial. Eine Löschung nach etwa sechs Monaten balanciert die Löschpflicht aus der DSGVO mit dem berechtigten Interesse des Vermieters, sich gegen mögliche AGG-Ansprüche verteidigen zu können.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dürfen Vermieter Bewerberdaten nach einer Absage aufbewahren?

Als Richtwert gelten etwa sechs Monate, orientiert an der Frist für mögliche Diskriminierungsansprüche nach § 21 AGG.

Muss ich Bewerberdaten sofort nach der Absage löschen?

Nein, eine sofortige Löschung wäre im Streitfall riskant für den Vermieter selbst. Eine Aufbewahrung von einigen Monaten gilt als angemessen.

Kann eine längere Aufbewahrung als sechs Monate gerechtfertigt sein?

In Einzelfällen ja, etwa bei einem angekündigten Rechtsstreit, dann sind bis zu drei Jahre möglich. Das ist aber die Ausnahme.

Darf ich die Kontaktdaten abgelehnter Bewerber für spätere Angebote speichern?

Nur mit einer ausdrücklichen Einwilligung des Bewerbers zu dieser konkreten weiteren Nutzung.

Gilt die Löschpflicht auch für private Vermieter mit nur einer Wohnung?

Ja, die DSGVO unterscheidet nicht nach Anzahl der vermieteten Wohnungen, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden.