Von Papierformularen zu digitalen Vermietungen

Wie die Færch Foundation ihre Wartelisten mit Waitly professionalisiert hat. Der Wechsel von manuellen Bewerbungsformularen zu einer digitalen Wartelistenplattform hat für mehr Überblick, weniger Fehler und einen professionelleren Vermietungsprozess

Digitalisiert

Strukturierter

Mehr Transparenz

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Færchfonden

Immobilienverwalterin

Birte Højbjerg Lauridsen

Mietwohnungen

190 Mietwohnungen

Ein professionellerer Vermietungsprozess

Vor der Einführung von Waitly basierte die Verwaltung der Wartelisten auf Papier, manuellen Abläufen und laufenden Aktualisierungen. Das bedeutete, dass Birte die Bewerber selbst sortieren, ihre Präferenzen nachverfolgen und sicherstellen musste, dass in jedem einzelnen Vermietungsfall die richtige Reihenfolge eingehalten wurde.

Nach der Einführung von Waitly ist der Prozess deutlich einheitlicher geworden.

Die Wartelisten sind jetzt digital, Bewerber können ihre eigene Position verfolgen, und freie Wohnungen werden professioneller und transparenter kommuniziert. Dadurch hat die Færch Foundation einen besseren administrativen Überblick erhalten und gleichzeitig ein moderneres Erlebnis für Wohnungssuchende geschaffen.

''Es ist professioneller geworden. Wir haben einen besseren Überblick, und die Bewerber können selbst sehen, wo sie stehen“, sagt Birte Højbjerg Lauridsen, Immobilienverwalterin bei der Færch Foundation.

Mit Waitly sind die Wartelisten digitaler und leichter zugänglich geworden. Das hat der Færch Foundation nicht nur einen besseren administrativen Überblick verschafft, sondern auch dazu beigetragen, dass die Wohnungen für Interessenten sichtbarer wurden. Nach der Umstellung stieg die Zahl der Bewerber deutlich an, weil mehr Menschen die Wohnungen der Stiftung finden und sich digital anmelden konnten.

Weniger Fehler und ein effizienterer Vermietungsprozess

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung ist die Verringerung möglicher Fehler. Wenn Wartelisten manuell verwaltet werden, besteht immer das Risiko, dass etwas übersehen wird: ein Bewerber, eine Rückmeldung, eine Priorität oder eine Änderung der Präferenzen. Mit Waitly folgt der Prozess einer festen digitalen Struktur, in der Bewerber und Rückmeldungen an einem zentralen Ort verwaltet werden.

Das schafft mehr Sicherheit im Vermietungsprozess, sowohl für die Færch Foundation als auch für die Bewerber. Die Plattform von Waitly wurde speziell dafür entwickelt, Wartelisten für Verwalter und Wohnungssuchende einfach, transparent und fair zu machen. Nutzer können ihre Position, ihren Status und relevante Informationen direkt im System einsehen.

Die feste digitale Struktur hat nicht nur das Fehlerrisiko verringert, sondern auch die Vermietungsarbeit effizienter gemacht. Die Færch Foundation hat rund 25 Vermietungen pro Jahr, und Birte schätzt, dass sie pro Vermietungsfall in der Regel ein paar Stunden spart, weil sie die Bewerber nicht mehr manuell sortieren muss. Insgesamt entspricht das ungefähr einem Drittel bis einer halben Arbeitswoche pro Jahr.

DSGVO und sichere Verwaltung personenbezogener Daten

Ein weiterer wichtiger Vorteil für die Færch Foundation ist der Umgang mit personenbezogenen Daten.

Früher wurden sensible Informationen in manuellen Systemen und physischen Dokumenten gespeichert. Mit Waitly werden personenbezogene Daten digital und DSGVO-konform verarbeitet, was Birte im Arbeitsalltag mehr Sicherheit gibt.

Das bedeutet, dass die Færch Foundation sensible personenbezogene Daten nicht mehr auf dieselbe Weise wie früher speichern und verwalten muss.

Waitly arbeitet systematisch mit Nutzer- und Datenrechten, einschließlich Auskunft, Berichtigung, Löschung und dokumentierter Bearbeitung von DSGVO-Anfragen.

Von manueller Verwaltung zu digitaler Struktur

Für die Færch Foundation hat der Wechsel zu Waitly nicht alle Aufgaben im Vermietungsprozess beseitigt. Aber er hat die Art verändert, wie diese Aufgaben ausgeführt werden.

Während Wartelisten früher Papierformulare, manuelle Sortierung und laufende Kontrollen erforderten, ist der Prozess heute auf einer digitalen Plattform gebündelt. Das gibt Birte eine professionellere Grundlage für die Vermietungsarbeit und bietet Bewerbern gleichzeitig bessere Möglichkeiten, den Prozess selbst nachzuvollziehen.

Für eine Organisation mit 190 Mietverhältnissen und rund 25 jährlichen Vermietungen ist das eine konkrete Verbesserung eines wichtigen administrativen Prozesses.

''Waitly hat unsere Wartelistenverwaltung professioneller und übersichtlicher gemacht. Wir sparen bei jeder Vermietung Zeit und haben eine sicherere Art gewonnen, mit Bewerbern und personenbezogenen Daten umzugehen“, sagt Birte Højbjerg Lauridsen, Immobilienverwalterin bei der Færch Foundation.