Dansk Financia & Waitly: Gemeinsam zur rechtssicheren und digitalen Vermietung
Dansk Financia A/S ist ein traditionsreiches, privat geführtes Immobilienunternehmen, dessen Wurzeln in Kopenhagen bis ins Jahr 1934 zurückreichen. Nach jahrzehntelanger Erfahrung in der Verwaltung von Eigen- und Fremdbeständen sowie für Wohnungsbaugesellschaften liegt der Fokus heute auf der Bewirtschaftung und Vermietung des eigenen Portfolios in den begehrten Lagen von Nørrebro, Vesterbro, Østerbro, Frederiksberg, Vanløse und Brønshøj.
Dansk Financia A/S
Kontakt
Per Solberg Hansen
Team
Zwei Mitarbeiter
350+
Wohnungen im Bestand
50+
Vermietungen im Jahr
2 h gespart
pro Vermietung
Die Herausforderung: Vermietung am Limit
Manuelle Prozesse, fehlende Transparenz und rechtliche Unsicherheiten vor der Einführung von Waitly
Eine Flut an Anfragen
Jedes Inserat erhielt sofort über 20 Anfragen, die alle einzeln beantwortet werden mussten. Ohne zentrales System war es unmöglich zu sehen, welche Interessenten gerade auf welchem Stand war.
Ewig sich wiederholende Routineaufgaben
Von der ersten Antwort bis zur Koordination von Besichtigungsterminen: Jeder Schreitt war echte Handarbeit. Das Team verlor wertvolle Arbeitsstunden mit sich ständig wiederholenden, administrativen Aufgaben.
Isolierte Informationen
Da kein gemeinsames System existierte, blieben wichtige Daten in den einzelnen Postfächern hängen. Die Teamarbeit wurde erschwert und die Nachverfolgung von Interessenten eine Sisyphusarbeit.
Kritisches DSGVO-Risiko
Sensible Mieterdaten lagen ungeschützt in E-Mail-Postfächern und auf lokalen Festplatten. Ohne automatisierte Löschfristen und systematisches Einwilligungsmanagement war die rechtssichere Handhabung der Daten kaum kontrollierbar.
Von manuellen Abläufen zu nahtlosem Workflow
Ohne eine zentrale Warteliste war die Vermietung bei Dansk Financia früher ein zeitintensiver Kraftakt. Sobald eine Wohnung frei wurde, musste das Team diese manuell auf der Website einpflegen und Altkontakte einzeln per E-Mail informieren. Ergänzt durch sporadische Anzeigen auf externen Portalen, fehlte ein roter Faden im gesamten Prozess.
Die Lösung: Ein zentrales Ökosystem für die Vermietung
Durch die Implementierung von Waitly hat Dansk Financia den gesamten Prozess digitalisiert. Von der ersten Registrierung bis zum Mietvertrag - alles läuft nun über eine Plattform.
Automatisierte Warteliste
Mietinteressenten registrieren sich eigenständig über die Plattform. Das macht manuelle Excellisten und endlose E-Mail-Ketten überflüssig. Das Team von Dansk Financia hat jederzeit den vollen Überblick über alle Bewerbenden.
Effiziente Platzierung
Wird eine Einheit frei, findet das Team per Klick den passenden Mietenden in der Datenbank. Auch die Koordination von Besichtigungsterminen erfolgt direkt und unkompliziert über Waitly - ohne externes Hin- und Herschreiben.
DSGVO als Standard
Alle personenbezogenen Daten werden sicher und zentral in Waitly verwaltet. Keine unsicheren Kopien in Postfächern oder auf lokalen Festplatten mehr. DSGVO-Compliance ist damit vollautomatisch im Workflow integriert.
Intelligenter Self-Service
Dank integrierter FAQ und Self-Service-Optionen finden Mietende Antworten direkt über unsere Plattform. Dadurch sinkt die Anzahl der Support-Anfragen drastisch.
Nahtlose Vermietung: Ein Prozess, eine Plattform
Heute steuert Dansk Financia den gesamten Vermietungszyklus zentral über Waitly. Mietinteressenten registrieren sich eigenständig, während das Team die Auswahl und die Terminierung von Besichtigungen direkt im System verwaltet.
Dies ermöglicht Dansk Financia einen voll integrierten Workflow, der alle Schritte an einem Ort bündelt und den Einsatz externer Insellösungen überflüssig macht.
Messbare Erfolge für Dansk Financia
Über 100 h Zeitersparnis
Vorher: Manueller Aufwand von ca. 2 Stunden pro Vermietungseinheit. Nachher: Vollautomatisierter Workflow. Bei 50 Vermietungen pro Jahr spart das kleine Team jährlich über 100 wertvolle Arbeitsstunden.
Automatisierung der Anfragen
Vorher: Rund 20 Anfragen pro Wohnung, mussten alle manuell beantwortet werden. Nachher: Interessenten melden sich selbstständig an. Direkte Anfragen wurden auf ein Minimum reduziert.
100% DSGVO-konform
Vorher: Personenbezogene Daten waren unsicher über E-Mail-Postfächer und lokale Festplatten verteilt. Nachher: Zentrale, revisionssichere Speicherung in Waitly. Das Haftungsrisiko wurde vollständig eliminiert.
Unabhängigkeit von Portalen
Vorher: Kostspielige Anzeigen auf externen Plattformen waren bei jedem Leerstand nötig. Nachher: Dank des eigenen Waitly-Pools kommen alle Mieter direkt über die Plattform. Externe Inserate sind nicht mehr erforderlich.
Volle Prozesskontrolle
Vorher: kein gemeinsames System, Insellösungen. Nachher: Ein zentrales Dashboard mit Echtzeit-Überblick über Wartende, Interessenten und Vermietungsstatus.
Referenzen
FAQ zur Zusammenarbeit mit Dansk Financia
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