Lernen Sie unseren Partner kennen – Vest Administrationen

Vest Administrationen und Waitly setzen gemeinsam auf Spezialisierung und Digitalisierung

Spezialisierung, Transparenz, Vertrauen und Digitalisierung sind zentrale Werte bei Vest Administrationen, einem Verwaltungsunternehmen, das seine Arbeitsabläufe sowohl für die eigenen Mitarbeitenden als auch für seine Kunden optimieren möchte. Waitly und Vest Administrationen arbeiten seit 2019 zusammen. Wir haben das schöne Büro in Hellerup besucht, um einen Einblick in den Arbeitsalltag des Unternehmens zu erhalten.

Vest Administrationen befindet sich in einer eleganten weißen Villa in einer ruhigen Wohnstraße in Hellerup. Ursprünglich verwaltete das Unternehmen Vereine und Gemeinschaften in Vesterbro, woraus sich auch der Name ableitet. Nach und nach kamen immer mehr Kunden hinzu. Heute verwaltet Vest Administrationen fast 400 Wohnungsgenossenschaften, Wohnungseigentümergemeinschaften und Hofgemeinschaften und hat vor Kurzem sein 30-jähriges Jubiläum gefeiert.

Im Büro herrscht eine ruhige Atmosphäre, und die Mitarbeitenden arbeiten konzentriert. Genau das gehört zu den Werten von Vest Administrationen: sich vollständig auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren.

„Wir versuchen, die Aufgaben dort zu platzieren, wo sie am besten gelöst werden. So beschäftigen sich die Mitarbeitenden nicht mit tausend verschiedenen Dingen, sondern können sich auf eine Aufgabe konzentrieren und diese bestmöglich erledigen.“

Timmy Lund, Verwaltungsleiter, Rechtsanwalt und Partner bei Vest Administrationen

Timmy Lund erklärt, dass es beispielsweise einen Mitarbeiter gibt, der sich ausschließlich mit Heizkostenabrechnungen beschäftigt. Wenn man jährlich 300 Heizkostenabrechnungen erstellt, wird man darin sehr gut. Durch diese Spezialisierung reduziert Vest Administrationen unnötigen Zeitaufwand.

Aus diesem Grund verwaltet das Unternehmen beispielsweise auch keine Mietimmobilien, sondern ist vollständig auf Wohnungsgenossenschaften und Eigentümergemeinschaften spezialisiert.

Was ist Vest Administrationen?

Vest Administrationen A/S wurde 1990 gegründet.

Das Unternehmen verwaltet fast 400 Wohnungsgenossenschaften, Wohnungseigentümergemeinschaften und Hofgemeinschaften. Zusammen umfassen diese mehr als 6.000 Einheiten.

Vest Administrationen verfügt über zwei ISO-Zertifizierungen nach internationalen Standards. Mehr darüber erfahren Sie hier.

Mehr Konzentration bedeutet mehr Freizeit

Vest Administrationen wurde fünf Jahre in Folge als Great Place to Work zertifiziert. Ein wichtiger Grund dafür ist das hohe Maß an Vertrauen innerhalb der gesamten Organisation. Dieses Vertrauen gibt den Mitarbeitenden gleichzeitig viel Freiheit.

Sie können selbst planen, wo und wann sie ihre Arbeit erledigen. Dadurch hat Vest Administrationen begonnen, auf eine Vier-Tage-Woche hinzuarbeiten. Das Unternehmen hat verschiedene Maßnahmen eingeführt, darunter Fokuszonen und die Pomodoro-Methode, um Effizienz und Konzentration zu fördern. Auch Waitly hat dazu beigetragen, dem Unternehmen viel Zeit zu sparen.

„Wir arbeiten gerne effizient. Deshalb ist es sinnvoll, eine zeitaufwendige Aufgabe wie die Verwaltung von Wartelisten von unseren Schreibtischen zu nehmen und an jemanden zu übergeben, der sie schneller erledigen kann.“

Bei Vest Administrationen geht es jedoch nicht nur um Effizienz. Timmy Lund betont, dass man bei der Immobilienverwaltung immer mit Menschen zu tun hat.

„Immobilienverwaltung kann etwas starr wirken, weil es dabei um Recht und Finanzen geht. Aber es geht ebenso um Psychologie und Kommunikation, denn wir arbeiten mit Menschen.“

Die Gemeinschaften haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Diese können besser erfüllt werden, wenn Mitarbeitende auf einzelne Bereiche spezialisiert sind, erklärt Timmy Lund.

Vest Administrationen begann mit der Verwaltung von Gemeinschaften in Vesterbro und hatte dort auch sein Büro. Als die Zahl der Kunden und Mitarbeitenden wuchs, zog das Unternehmen in das heutige Gebäude in Hellerup.

Digitalisierung und ein papierloses Büro

Timmy Lund weist darauf hin, dass es im Büro überhaupt kein Papier gibt. Und tatsächlich sind die Schreibtische aufgeräumt. Es gibt weder Aktenordner noch Papierstapel, wie man sie vielleicht in einem Büro voller Rechtsanwälte und Juristen erwarten würde.

„Unser Grundgedanke ist, dass alles in einem System gespeichert wird und nur an einem Ort existiert. Dadurch gibt es keine unterschiedlichen Versionen derselben Unterlagen. Unsere Mitarbeitenden werden in Systemdisziplin geschult, sodass alle jederzeit wissen, wo sie nach Informationen suchen müssen.“

Wenn Vest Administrationen Dokumente in Papierform erhält, werden diese eingescannt und digital gespeichert. Die Digitalisierung kommt auch den Kunden zugute. Sie erhalten einen besseren Überblick über ihre Unterlagen, und die digitale Aufbewahrung erhöht gleichzeitig die Sicherheit.

Timmy Lund erinnert sich an einen Wasserschaden, bei dem mehrere Dokumente verloren gingen, darunter Jahresabschlüsse einer Gemeinschaft. Glücklicherweise waren alle Unterlagen zuvor eingescannt worden.

Dank der digitalen Arbeitsabläufe hatte Vest Administrationen auch keine Schwierigkeiten, als die Mitarbeitenden während der Coronapandemie ins Homeoffice wechseln mussten. Timmy Lund berichtet sogar, dass 2020 das beste Jahr in der Geschichte des Unternehmens war.

„Der einzige Unterschied bestand darin, dass man seinen Kaffee selbst machen musste. Ansonsten lief die Arbeit wie gewohnt weiter.“

Digitalisierung spielt bei Vest Administrationen eine große Rolle. Standardaufgaben sollen möglichst automatisiert und digitalisiert werden. Aus diesem Grund war auch die Zusammenarbeit mit Waitly naheliegend.

Digitale Wartelisten

Vest Administrationen hatte wiederholt erlebt, dass Wartelisten schwierig und zeitaufwendig zu verwalten sein können.

„Die Menschen handhaben sie auf sehr unterschiedliche Weise. Es kann eine Excel-Tabelle sein, ein Word-Dokument oder eine Liste, auf die Personen vorgeschlagen werden. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten. Und wenn Wartelisten nicht transparent sind, entsteht schnell der Eindruck, dass jemand übergangen wurde.“

Timmy Lund hat dies während seiner langjährigen Tätigkeit in der Immobilienverwaltung leider häufig erlebt. Oft fehlt es den Wartelisten an Transparenz. Deshalb kann es sinnvoll sein, die Verwaltung an einen professionellen Verwalter zu übergeben. So lässt sich sicherstellen, dass alles korrekt gehandhabt wird. Für vollständige Transparenz empfiehlt Timmy Lund, die Wartelisten an Waitly zu übertragen.

„Als Waitly auf den Markt kam, dachten wir einfach: Los geht's. Es schafft mehr Übersicht und Transparenz und erleichtert den Vorständen die Arbeit.“

Ordnung und zuverlässige Abläufe sind bei Vest Administrationen besonders wichtig. Eine digitale Warteliste sorgt dafür, dass jederzeit alles korrekt verwaltet wird.

Timmy Lund betont außerdem, dass Wohnungssuchende einen besseren Überblick über ihre Position auf der Warteliste erhalten. Dadurch reduziert sich der Supportaufwand sowohl für die Verwaltung als auch für die Vorstände.

„Eine der Funktionen, die mir an Waitly besonders gut gefällt, ist, dass man jederzeit sehen kann, welche Position man erhält, bevor man sich in eine Warteliste einträgt. Das ist transparent und fair. Es erleichtert die Arbeit für uns, die Vorstände und die Wohnungssuchenden.“